به قلم دکتر مهدی کریمی تفرشی
پروفسور نیکلاس رومانو و جی نانامیکر تحلیلی کرده‌اند از جلساتی که مدیران و افرادی که شغل‌شان با تفکر و کار ذهنی سر و کار دارد، نه فعالیت بدنی، در آنها شرکت داشته‌اند. نتیجه‌ی بررسی‌های این دو استاد این بود که ۲۵ تا ۸۰ درصد وقت افرادِ بررسی شده، صرف جلسه‌ها می‌شود. این یعنی بخش عظیمی از یک هفته‌ی کاری در جلسه‌ها می‌گذرد.
هر وقت که خواستید جلسه‌ای برگزار کنید، قبل از هر کار دیگری از موضوعاتی که قصد مطرح کردن‌شان را دارید یک لیست بنویسید. به این ترتیب جلسات‌تان مفیدتر می‌شوند و از آنجایی که اهداف جلسه درست و حسابی مشخص شده‌اند، اگر روند بحث از موضوع خارج شد زود متوجه می‌شوید و سریع‌تر به مبحث اصلی برمی‌گردید.
هر جلسه باید یک دستور کار شفاف داشته باشد. تکرار را به حداقل برساند و شرکت کنندگان باید با آماذدگی کامل در آن شرکت کنند.
حالا قدم بعدی این است که ببینید چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند. فهرست افراد مورد نظرتان را بنویسید و نقش هرکدام را بررسی کنید. ببینید حتما لازم است تمام این افراد در جلسه حضور داشته باشند؟ هرچقدر آدم‌های کمتری را به جلسه راه بدهید، همان‌قدر هم جلسات‌تان مفیدتر می‌شود.
فکر می‌کنید این جلسه چقدر قرار است زمان ببرد؟ هرچقدر که حدس می‌زنید، همان را نصفش کنید! اگر فکر می‌کنید یک ساعت قرار است طول بکشد، فقط نیم ساعت برایش زمان کنار بگذارید. این روش باعث خواهد شد بهتر تمرکز کنید و زودتر به نتیجه برسید، چرا که وقت کمی برای نتیجه گرفتن دارید.
نظر شما
آخرین اخبار
اخبار پر بازدید
